آشنایی با روش‌های افزایش بهره‌وری در محل کار می‌تواند روی عملکرد کلی و شهرت شما در سازمان تأثیر قابل توجهی داشته باشد و می‌تواند روی افزایش دریافتی و درآمد شما و راه پیشرفت شغلی سریع‌تر هم تأثیرگذار باشد. هر کس می‌تواند با استفاده از استراتژی‌های خاص بهره‌وری خود را افزایش دهد و البته تشخیص اینکه کدام روش برای چه کسی بهتر است، نیازمند صرف زمان و دقت و تمرین است. در این مقاله و به بهانه روز جهانی بهره‌وری، ۱۵ روش افزایش بهره‌وری در محل کار را با هم بررسی می‌کنیم.
بهره‌وری چیست؟
بهره‌وری معیاری برای سنجش کارایی (معمولا کارایی یک فرد) است و انواع مختلفی از بهره‌وری وجود دارد. رایج‌ترین نوع بهره‌وری، بهره‌وری نیروی کار است که در آن بهره‌وری فرد سنجیده می‌شود. بهره‌وری به معنی انجام وظایف در کوتاه‌ترین زمان و با کم‌ترین تلاش است که می‌تواند به سودآوری کسب‌وکارها کمک کند و اگر بهره‌وری کلی افزایش پیدا کند، می‌تواند استانداردهای زندگی را هم تغییر دهد.
انواع بهره‌وری
انواع مختلفی از بهره‌وری وجود دارد، از جمله:
بهره‌وری نسبی (Partial Productivity)
هنگامی که معیار بهره‌وری فقط از دسته‌ای از عوامل استفاده کند، بهره‌وری نسبی یا جزئی (Partial Productivity) نام دارد. به عبارت دیگر، در این حالت بهره‌وری فقط به طور تقریبی اندازه‌گیری می‌شود و همه‌چیز مورد بررسی قرار نمی‌گیرد. معیارهای معمول بهره‌وری نسبی مواردی مثل مواد، انرژی مصرف‌شده در واحد تولید و ساعات کاری کارگران است. بهره‌وری نیروی کار نیز در این دسته‌بندی قرار می‌گیرد و برابر است با نسبت حجم خروجی به استفاده از ورودی نیروی کار (مجموع ساعات کاری).
بهره‌وری چندعاملی (Multi-factor Productivity)
بهره‌وری چندعاملی معیاری از عملکرد اقتصادی است که مقدار خروجی را با تعداد ورودی‌های ترکیبی مقایسه می‌کند. این نوع بهره‌وری، ورودی عوامل متعددی را اندازه‌گیری می‌کند که می‌تواند شامل خدمات خریداری‌شده، نیروی کار، سرمایه، انرژی و مواد باشد.
بهره‌وری کل (Total Productivity)
وقتی همه خروجی‌ها و ورودی‌ها را اندازه‌گیری می‌کنید، به آن بهره‌وری کل گفته می‌شود. برای اندازه‌گیری دقیق و معتبر بهره‌وری، باید همه ورودی‌های تولید را در نظر بگیرید.
۱۵ روش برای افزایش بهره‌وری در محل کار
در ادامه ۱۵ روش برای بهره‌وری در محیط کار را با هم مرور می‌کنیم که می‌تواند تأثیرات مهم و قابل توجهی روی بازدهی کارکنان و حتی مدیران داشته باشد.
روی وظایف با اولویت بالا تمرکز کنید
از ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix) چیزی می‌دانید؟ این ماتریس به شما کمک می‌کند وظایفتان را سازماندهی کنید تا بتوانید به درستی تصمیم بگیرید چه کارهایی اولویت بالاتری دارند و مهم هستند و چه وظایفی را می‌توان به بعد موکول و یا حتی حذف کرد. دسته‌بندی وظایف به شکل زیر است:
- وظایف با لیبل Do: در اسرع وقت باید انجام شوند.
- وظایف با لیبل Decide: برای انجام آن‌ها برنامه‌ریزی شود.
- وظایف با لیبل Delegate: انجام آن به فرد دیگری محول شود.
- وظایف با لیبل Eliminate: این وظایف اهمیت چندانی ندارند و می‌توانند حذف شوند.
۲۰ درصد از روز را برای انجام کارهای مهم در نظر بگیرید
۲۰ درصد از زمان روزانه خود را روی انجام وظایف با اولویت بالا اختصاص دهید و این موضوع را به یک «باید» تبدیل کنید. حتی اگر نتوانید در مدت باقی‌مانده روز روی وظایف مهم تمرکز کنید، باز هم ۹۰ دقیقه را صرف کارهای اساسی و مهم کردید.
محیط کار خود را تمیز کنید
یک میز و محیط کار تمیز و مرتب می‌تواند به شما کمک کند بهتر تمرکز کنید و توانایی شما برای بهره‌وری را بهبود می‌بخشد. در واقع، مطالعات نشان می‌دهد میز تمیز می‌تواند به شما کمک کند ۵/۱ برابر بیشتر روی وظایف خود تمرکز کنید.
عوامل حواس‌پرتی را به حداقل برسانید
برای افزایش بهره‌وری در محل کار یکی از روش‌ها، کاهش یا به حداقل رساندن عواملی است که ممکن است حواس شما را پرت کنند. زمانی که می‌خواهید روی وظایف با اولویت بالا تمرکز کنید، گوشی موبایل یا هر وسیله دیگر را که ممکن است مزاحم کارتان شود خاموش کنید و ایمیل شخصی خود را باز نکنید. محققان دریافته‌اند صدای ویبره گوشی یا نوتیفیکیشن‌ها می‌توانند ذهن شما را منحرف کنند. ایمیل شخصی و دریافت ایمیل‌هایی که هر اطلاعاتی ممکن است داخل آن باشد (چه خوب چه بد)، می‌تواند تمرکز شما را تحت تأثیر قرار دهد.
برای جلسات خود برنامه‌ریزی کنید
در حالی که بیشتر جلسات معمولا دستور جلسه ندارند، بهتر است از قبل مواردی که می‌خواهید در جلسه درباره آن‌ها صحبت کنید، یادداشت کنید. سعی کنید آن‌ها را به سه مورد یا کمتر محدود کنید و بعد از جلسه یادداشت‌ها را برای دیگر حضار بفرستید تا بدانند مسئولیت انجام چه کارهایی بر عهده شما و آن‌هاست.
خواب با کیفیت داشته باشید
خواب با کیفیت باعث می‌شود به طور مؤثر تمرکز کنید و در طول روز کارهای بیشتری انجام دهید. مطالعات نشان می‌دهد افرادی که استراحت کافی ندارند، بیشتر احتمال دارد در طول سال مرخصی استعلاجی بگیرند که این موضوع روی بهره‌وری کلی آن‌ها در محیط کار تأثیر می‌گذارد.
در معرض نور خورشید قرار بگیرید
مطالعات نشان داده است، کارکنانی که میز آن‌ها نزدیک پنجره قرار دارد، وظایف را بهتر و سریع‌تر انجام می‌دهند و در کارهایی که عملکرد ذهنی و بازخوانی حافظه مورد نیاز است، عملکرد بهتری دارند. در طول روز زمان‌های استراحت کوتاهی داشته باشید تا بتوانید چند دقیقه زیر نور خورشید باشید.
به طور منظم ورزش کنید
ورزش منظم نه تنها کیفیت خواب را بهبود می‌بخشد، بلکه به افراد امکان می‌دهد وظایفی که نیاز به حل مسئله دارند با سرعت بیشتری انجام دهند.
روتین صبحگاهی داشته باشید
داشتن روتین صبحگاهی می‌تواند به افزایش بهره‌وری در محل کار کمک کند. مدیتیشن، ورزش، نوشیدن یک قهوه با کیفیت یا هر چیز دیگری می‌تواند به شما کمک کند ذهنیت و تمرکز داشته باشید و روزتان پربار باشد.
از شب قبل همه‌چیز را آماده کنید
در پایان هر روز، سه تا پنج کاری که قرار است روز بعد انجام دهید، یادداشت کنید. می‌توانید به جزئیات بپردازید؛ مثل نگارش مقاله، نکات قابل بحث در جلسه یا مرور کارها با اولویت بالا
استراحت کنید
هر ۹۰ دقیقه تا دو ساعت یک بار استراحت کنید. تحقیقات نشان می‌دهد این مدت بیشترین زمانی است که مغز می‌تواند روی یک موضوع به طور کامل تمرکز کند. در طول استراحت، از پشت میز کار بلند شوید، حرکت کنید، آب بنوشید یا از فضای داخلی شرکت خارج شوید تا نور خورشید به شما برسد.
ایمیل‌های خود را فقط دو بار در روز چک کنید
محققان به این نتیجه رسیده‌اند بررسی ایمیل شخصی یا حتی کاری در طول روز باعث ترشح دوپامین می‌شود و همین شما را تحریک می‌کند بخواهید چند بار در روز ایمیلتان را چک کنید و در واقع تمرکز خود را از دست بدهید. هر زمان که کار خود را متوقف می‌کنید تا ایمیل‌هایتان را بررسی کنید، به سطح بهره‌وری خود آسیب می‌زنید و دوپامین نیز روی سطح انرژی شما در طول روز تأثیر می‌گذارد. زمان خاصی از روز را به بررسی ایمیل‌ها و پاسخ دادن به آن‌ها در نظر بگیرید و غیر از آن ایمیل‌هایتان را چک نکنید.
افکار و ایده‌هایتان را یادداشت کنید
همیشه سعی کنید روی میزتان کاغذ و قلم داشته باشید تا اگر فکر یا ایده‌ای به ذهنتان رسید، بلافاصله آن را یادداشت کنید. این کار باعث می‌شود ایده یا وظیفه‌ای که باید انجام دهید و به یاد داشته باشید، ثبت کنید و نیازی به مصرف قدرت حافظه برای یادآوری نداشته باشید و تمرکزتان از کار اصلی منحرف نشود.
کارهایتان را سیستماتیک کنید
سعی کنید کارهای خود را تا حد ممکن سیستماتیک کنید تا بهره‌وری را افزایش دهید. این کار باعث حذف نیاز به صرف انرژی برای تصمیم‌گیری می‌شود که می‌تواند عملکرد و بهره‌وری روزانه شما را بهبود ببخشد.
هر بار روی یک وظیفه تمرکز کنید
تحقیقات نشان داده‌اند به طور میانگین ۲۵ دقیقه زمان لازم است تا تمرکز از دست رفته روی انجام کاری بازیابی شود. به همین دلیل مهم است هر بار که در حال انجام کاری هستید، تا رسیدن به نتیجه فقط روی آن کار تمرکز کنید و از انجام چند کار به طور همزمان خودداری کنید.
حتی اگر فقط چند مورد از راه‌حل‌های بالا را به درستی به کار ببرید و آن‌ها را به قسمتی از روال روزانه زندگی‌تان تبدیل کنید، احتمال اینکه از بهره‌وری در محیط کار و مزایای آن بهره‌مند شوید بیشتر از افراد عادی است.
