بعد از شیوع کرونا برگزاری جلسات آنلاین به یک روال تبدیل شده است و ویژگی جلسات آنلاین هم این است که می توان آنها را پشت سر هم و بدون وقفه برگزار کرد. محققان شرکت مایکروسافت با تحقیق روی این موضوع، به آسیب های جدی که جلسات متعدد و بدون استراحت روی انسان دارد پی بردند و البته برای رفع این آسیب ها راه حل هایی هم پیشنهاد داده اند.

مایکل بوهان، مدیر ارشد گروه مهندسی فاکتورهای انسانی مایکروسافت که روی این تحقیق نظارت داشت می‌گوید: «تحقیقات ما نشان می‌دهد که استراحت‌ها بسیار مهم هستند، نه فقط برای اینکه ما تا پایان روز خسته‌تر نشویم، بلکه در واقع توانایی ما برای تمرکز و مشارکت در جلسات را بهبود می‌بخشد.»

جارد اسپاتارو، نایب رئیس شرکت در مایکروسافت 365، می‌گوید: «جلسات پشت سر هم که در 12 ماه گذشته عادی شده‌اند، پایدار نیستند. باید تغییراتی در این جلسات رخ دهد.»

او معتقد است در دنیای امروز دورکار کردن کارمندان یا حتی سبک کاری ترکیبی برای مراقبت از افراد کافی نیست: «ما نیاز به نوآوری و استفاده از فناوری داریم تا به کارکنان کمک کنیم بتوانند وقفه های مورد نیاز روال روزانه خود را عملیاتی کنند.»

عصر جدید عصر مراقبت

محققان شرکت مایکروسافت با هدف کاهش خستگی حین کار به سراغ پژوهشی در این حوزه رفتند. خستگی در حین کار یکی از مهم ترین نگرانی های جدید در عصر حاضر است. محققان با انتخاب 14 داوطلب از آنها خواستند در جلسات ویدیویی شرکت کنند در حالی که تجهیزات الکتروانسفالوگرام (EEG کلاهی برای نظارت بر فعالیت های الکتریکی در مغز) روی سرشان نصب شده است.

این 14 شرکت کننده طی دو روز درجلسات متعدد شرکت کردند. در روز اول آنها در چهار جلسه نیم ساعته متوالی بدون وقفه و پشت سر هم شرکت کردند. روز دوم آنها همراه بود با چهار جلسه نیم ساعته اما با وقفه های 10 دقیقه ای. در روز دوم شرکت‌کنندگان به‌جای پرش عجولانه از یک جلسه به جلسه دیگر، در طول وقفه‌ها با اپلیکیشن Headspace مدیتیشن می‌کردند.

برای اطمینان از داده‌های درست و تمیز، به همه شرکت‌کنندگانی که استراحت می‌کردند، فعالیت‌های یکسانی در زمان استراحت (در این مورد مدیتیشن) اختصاص داده شد تا نتایج قابل مقایسه باشند.

جلسات در دو دوشنبه متوالی برگزار شد. یک دسته جلساتشان را بدون وقفه برگزار کردند و دسته دیگر جلساتشان را با ده دقیقه استراحت بین دو جلسه برگزار کردند و هفته بعد این روال برعکس شد.

نیمی از شرکت کنندگان جلسات را بدون وقفه و پشت سر هم شروع کردند در حالی که بقیه بین جلسات استراحت داشتند و هفته بعد این روال برعکس شد. برای نزدیک تر شدن فضای جلسات به واقعیت و تعامل بیشتر با تیم های دیگر افراد بیشتری به جلسات اضافه شدند.

این تحقیق سه نکته اصلی را نشان داد.

1.     وقفه بین جلسات به مغز اجازه می دهد تا امکان تنظیم مجدد داشته باشد و تجمع استرس در جلسات را کاهش دهد.

با توجه به اطلاعاتی که در این تحقیق به دست آمد، حضور دو ساعته به صورت متوالی در جلسات، میانگین فعالیت امواج بتا - امواجی که با استرس مرتبط هستند - در طول زمان افزایش می‌یابد به این معنا که استرس در حال جمع شدن در فرد و بیشتر شدن است.

اما وقتی بین جلسات به شرکت‌کنندگان فرصت استراحت با مدیتیشن داده شد، فعالیت بتا کاهش یافت و امکان «تنظیم مجدد» فراهم شد. این بازنشانی باعث می شد شرکت‌کنندگان جلسه بعدی خود را در حالتی آرام‌تر آغاز کنند. با این وقفه ها سطح متوسط امواج بتا حتی طی برگزاری چهار جلسه ثابت ماند، بدون اینکه استرسی ایجاد شود. پادزهر رفع خستگی ساده است: استراحت های کوتاه.

زمانی که استراحت می کنید، مغز شما متفاوت عمل می کند. ایجاد فاصله زمانی بین جلسات می تواند از به وجود آمدن استرس جلوگیری کند.

در آزمایشگاه فاکتورهای انسانی مایکروسافت از کلاهک های EEG برای اندازه گیری فعالیت امواج بتا (مرتبط با استرس) در مغز شرکت کنندگان در جلسه استفاده شد. برای کسانی که بین جلسات استراحت داشتند، میانگین فعالیت های موج بتا ثبات داشت. در این تصویر سطح استرس آنها که کم است با رنگ های آبی و سبز نشان داده شده است. 

میانگین فعالیت موج بتا با گذشت زمان در مغز افرادی که از استراحت بین جلسات محروم بودند افزایش می یابد که نشان دهنده استرس زیاد است. این افزایش در این تصویر با تغییر رنگ ها از سرد به گرم به تصویر کشیده شده است.

2.     جلسات پشت سرهم توانایی شما برای تمرکز و تعامل را کاهش می دهد.

زمانی که شرکت‌کنندگان وقفه‌هایی برای استراحت بین دو جلسه داشتند الگوهای امواج مغزیشان سطوح مثبتی از عدم تقارن امواج آلفا در لوب پیشانی مغز را نشان می دادند که حکایت از ارتباط بالای شرکت کننده با محتوای جلسه دارد.

آن دسته ای که جلسات را بدون استراحت برگزار کردند سطوح امواج مغزیشان منفی بود و نشان از این داشت که شرکت کننده یا به کل جلسه را کنار گذاشته است یا بسیار کم با جلسه درگیر شده است. این نشان می دهد که وقتی مغز استرس را تجربه می کند، تمرکز و درگیر ماندن برایش سخت تر است.

در نتیجه استراحت نه تنها برای رفاه خوب است، بلکه توانایی ما را برای انجام بهتر کارمان نیز بهبود می بخشد.

محققان برای سنجش اینکه یک فرد چقدر نسبت به موضوعی در تعهد هست یا از آن کناره می گیرد، الگوی امواج مغزی را که با عنوان «امواج آلفای لوب پیشانی مغز» شناخته می شود، مورد مطالعه قرار داد. در تحقیق مایکروسافت، کسانی که توانستند استراحت کنند، عدم تقارن مثبت را نشان دادند که به معنای تعامل و درگیر بودن بیشتر است. کسانی که بین جلسات استراحت نکردند، عدم تقارن منفی را نشان دادند که به معنای کنار گذاشتن بحث یا عدم توجه است.

3.     جابه جایی بدون وقفه بین جلسات می تواند منشأ استرس بالایی باشد

محققان همچنین متوجه شدند سطوح استرس در افرادی که از امکان استراحت بین  جلسات محروم بودند بسیار بالا است. آنها می گویند «شما به پایان جلسه اول که می رسید می دانید جلسه دیگری در راه است و باید کاملا موضوعات جلسه قبلی را کنار بگذارید و به کل شیفت کنید روی موضوع دیگری و از مغزتان برای فکر کردن به چیز دیگری استفاده کنید.» از این رو با شروع شدن جلسه جدید فعالیت موج بتا دوباره  با شدت بیشتری افزایش می یابد اما با وجود استراحت بین دو جلسه فعالیت بتا در دقایق استراحت مغز کاهش پیدا می کند و برای شروع بعدی بسیار ملایم و نرم تر افزایش پیدا می کند و این یعنی آسیب ندیدن.

محققان می گویند: «آنچه این مطالعه را بسیار قدرتمند و تاثیرگذار می‌کند این است که ما به‌طور مؤثر آنچه را که افراد از نظر پدیدارشناسی در درون مغزشان تجربه می‌کنند را می توانیم  تجسم ‌کنیم. این یک انتزاع نیست بلکه واقعیت آن چیزی است که در مغز می گذرد. این شواهد بیانی علمی از آن چیزی است که افراد به عنوان استرس و خستگی به هنگام برگزاری جلسات پشت سر هم احساس می کنند.»

چگونه به مغز خود بین جلسات استراحت بدهیم؟

از آنجایی که می دانیم از گفته تا عمل تفاوت های زیادی وجود دارد سعی می­کنیم تا شما را به آنچه در کنترل استرس و خستگی ناشی از آن در جلسات کمک می­کند، راهنمایی کنیم.

·       ذهنیت خود را تغییر دهید

ممکن است فکر کنید با برگزاری جلسات پشت سر هم فردی توانمندتر به نظر خواهید آمد اما تحقیقات نشان می دهد که عکس این موضوع صادق است. زمان هایی را برای فاصله گرفتن از کامپیوتر خود به عنوان بخشی ضروری از روز کاری خود در نظر بگیرید.

·       برای زمان استراحت خود برنامه ریزی کنید

فعالیت هایی را از جنس استراحت مغزی برای خود در نظر بگیرید که ذهن شما را آرام می کند. مدیتیشن یکی از راه های موثر برای استراحت و شارژ مجدد بین جلسات است، اما مطالعات دیگر نشان می دهد که فعالیت بدنی مانند پیاده روی نیز مفید است. همچنین مطالعات نشان می‌دهد که دودل کردن یا خواندن چیزهای لذت‌بخش نیز مزایایی را به همراه دارد. محققان می گویند: «این دست فعالیت ها می تواند شامل هر چیزی باشد که ذهن شما را از مسائل مربوط به کار دور کند و آن را روی چیزی متمرکز کند که احساس می کنید آرامش بخش است. این کار به شما کمک می کند که در شروع جلسه بعدی خود سرحال باشید.»

·       از روش های دیگر ارتباطی بهره ببرید

با در نظر گرفتن سایر روش های ارتباطی، زمان بیشتری برای استراحت ایجاد کنید. قبل از برنامه ریزی یک تماس ویدیویی، مکث کنید و از خود بپرسید: آیا واقعا این موضوع به جلسه تصویری نیاز دارد؟ موضوعات پویاتر، خلاقانه یا احساسی‌تر ممکن است نیاز به جلسه داشته باشند، در حالی که بررسی وضعیت و موضوعات اطلاعاتی ممکن است باکمک راه های دیگر ارتباطی مثل چت کردن یا گذاشتن فایل صوتی و ... نیز قابل حل باشد.

·       جلسات را هدفمندتر کنید

بهترین و اغلب کوتاه‌ترین جلسات، آنهایی هستند که هدف گذاری شده اند. بهترین روش‌ها مانند ایجاد و ارسال یک دستورکار از قبل، انتخاب درست و دقیق افرادی که شرکت می‌کنند، شروع و توقف به موقع، و انتقال جمع‌بندی به پنج دقیقه پایانی، دستیابی به اهداف برگزاری جلسه را در زمان کمتر آسان‌تر می‌کند.