دفترکار ایده‌آل چگونه است؟

تاریخ انتشار: 1401/03/17

طراحی فضاهای کاری جذاب، کارآمد و خلاقانه در دهه ‌های اخیر نه تنها به یک دغدغه اساسی و ارزشمند تبدیل شده بلکه به میدانی برای رقابت بین شرکت‌ها مبدل گشته.

 

 

 

 

گزارشی از ویژگی‌های طراحی مناسب و خلاق دفاتر شرکت‌های نرم افزاری

 منابع: مجله فوربس/ نیویورک تایمز

 

فضای کاری مناسب همان فضایی است که استرس را از کارمندان بگیرد و کار آنها را پربارتر کند. امروز طراحی فضای داخلی در جذب نیروهای کارآمدتر و ماندگاری آنها نقش به سزایی دارد؛ چنانچه مجله فوربس در سال 2019 در یک نظرسنجی در مورد طراحی فضای داخلی شرکت‌ها به آمار 93 درصدی ماندگاری کارمندان صنعت فناوری در شرکت‌هایی اشاره می‌کند که به گفته خود کارمندان دارای فضای کاری سالم‌تر هستند و گزینه‌هایی چون اتاق‌های سلامتی، تناسب اندام کارمندان، صندلی‌های مناسب و ناهار سالم در آنها رعایت شده باشد.

چنین آماری نباید عجیب باشد چون کارمندان تقریبا یک سوم زندگی خود را در محیط کار می‌گذرانند از این رو برای شرکت‌ها ضروری است تا برای حفظ نیروهای خود یا جذب استعدادها، محیطی مناسب برای کار، فکر و همکاری فراهم کنند.

در طول دهه‌ها، تحقیقات زیادی در مورد اهمیت فضای فیزیکی در محیط کار و چگونگی تأثیر آن بر انگیزه کارکنان انجام شده است. برخلاف ساختارهای قدیمی اداره‌ها که با در نظر گرفتن سلسله مراتب (مدیریت ارشد در طبقات بالا و افراد جوان در طبقات پایین) طراحی شده است، مطالعات نشان می‌دهد که لازم است افراد در همه سطوح با یکدیگر برای ایجاد و به اشتراک گذاری اطلاعات همکاری کنند چون در محیطی که کار مشترک تشویق می شود، بهره وری تا 15 درصد افزایش می‌یابد.

طراحی داخلی در شرکت‌های بزرگ و معتبر بر اساس استاندارهایی صورت می‌گیرد که حاصل تجربه، علم و البته تحقیقات و مطالعات مختلف است. تحقیقات به خوبی نشان می‌دهند که چگونه طراحی محل کار می‌تواند تاثیر شایانی بر سلامت، رفاه، رضایت کارکنان و عملکردشان داشته باشد. پتانسیل‌های بسیار زیادی برای بهبود و ایجاد تأثیر مثبت بر رفاه کارکنان از طریق «طراحی انسان محور» در محل کار وجود دارد. با رعایت اصولی ساده و  ارائه فضاهایی برای شارژ روحی، جسمی و ذهنی مجدد کارمندان و در نظر گرفتن راحتی آنها، می توانید به سادگی تغییرات ظریفی برای بهبود محیط فیزیکی در محل کار خود و در نتیجه در بهبود روند رشد شرکت ایجاد کنید.

استانداردهای ساختمانی و طراحی روی هفت مفهوم باید تمرکز داشته باشند. هوا، آب، نور، تغذیه، تناسب اندام، راحتی و ذهن. این هفت مفهوم اصول اولیه رعایت داشتن یک محل کار انسان محور هستند که بدون در نظر گرفتن آنها رسیدن به هدف رعایت اصول انسانی در طراحی یک دفتر کار معنا نمی دهد. در ادامه به این 7 اصل می پردازیم و مثال‌های معتبر و کارآمد آن را هم مرور می‌کنیم.

 

نقش هوا در دفتر کار مدرن

کیفیت هوای داخل یک دفتر کار می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر سلامت کارکنان و در نتیجه بهره‌وری آنها داشته باشد. تحقیقات، افزایش 11 درصدی بهره‌وری را در نتیجه افزایش هوای تازه به محیط‌های کاری و کاهش آلاینده‌ها نشان داده است. چند راه وجود دارد که می توانید بر کیفیت هوا تأثیر بگذارید:

 

  • اجرای سیاست ممنوعیت سیگار و اختصاص یک مکان برای کشیدن سیگار
  • توسعه پروتکل‌های نظافتی و دورنگه داشتن محیط از شلوغی و به هم ریختگی
  • نصب سیستم های تصفیه هوا
  • حفظ سطح رطوبت در حد سالم
  • اضافه کردن گیاهان سازگار با محیط
  • ایجاد امکانی برای باز کردن پنجره‌ها

 

دفاتر گوگل درسرتاسر دنیا همیشه از لحاظ طراحی‌های خاص و انسان محور بودن، زبانزد است. به عنوان نمونه برای استفاده از هوای تازه این شرکت در دفتر لندن خود، یک راهرو کف چوب با حجم زیادی از گیاهان سبز در تراس شرکت طراحی کرده است تا کارمندان فضایی برای قدم زدن، رسیدن به آرامش و استفاده از هوای آزاد داشته باشند. شرکت سامسونگ هم از فضای باز برای ایجاد مکانی جهت استراحت کارمندانش بهره برده است.

 

تراس دفتر گوگل منظره‌ای زیبا به وسعت شهر لندن دارد.

 

 

 

طراحی دفتر کار مدرن و بهترین دسترسی به آب

 

73 درصد از مغز ما از آب تشکیل شده است، بنابراین مصرف آب به بهبود کیفیت خواب و سطح انرژی و همچنین توانایی ما برای تمرکز، وضوح ذهن، آگاهی و هوشیاری کمک می‌کند. توجه به میزان آب بدن به نوبه خود کمک می‌کند در کار بازدهی بیشتری داشته باشیم. در اینجا چند راه وجود دارد که می توانید به کارمندان خود کمک کنید مصرف آب خود را افزایش دهند:

 

  • تهیه و در دسترس گذاشتن آب آشامیدنی سالم
  • نصب خنک کننده‌های آب
  • آموزش مزایای نوشیدن آب به کارمندان

 

 

آب و نوشیدنی تازه در تمام اتاق ها و بخش های مختلف شرکت گوگل برای کارمندان در دسترس و دید آنها قرار دارد.

 

درنظر گرفتن اهمیت تغذیه کارمندان در طراحی دفتر کار

 

همه این جمله معروف را شنیده‌ایم «شما همان چیزی هستید که می‌خورید». این جمله به خصوص در محل کار صادق‌تر به نظر میاد. آنچه کارمندان می‌خورند تامین‌کننده سوخت و سازشان در طول روز به هنگام کار است. اگر می‌خواهید کارمندان پرانرژی باشند، متمرکز کار کنند و مولد باشند پس باید رژیم غذایی مغذی و متعادلی داشته باشند که مواد غذایی مورد نیاز بدنشان برای یک روز کاری را تامین کند. با تشویق و عادت دادن آنها به رژیم غذایی سالم می توانید فرهنگ غذایی مناسبی را برایشان جا بندازید:

 

  • افزایش دسترسی به میوه و سبزیجات تازه
  • محدودیت دسترسی به غذاهای فرآوری شده
  • برچسب زدن واضح مواد غذایی از نظر حساسیت غذایی
  • بهبود دسترسی به امکانات خوب شستشوی دست
  • در دسترس قرار دادن اطلاعات تغذیه‌ای
  • تبلیغ گزینه‌های غذایی سالم به جای تبلیغات غذاهای ناسالم
  • تقویت تغذیه آگاهانه
  • ایجاد فضاهای اختصاصی برای خوردن غذا و نوشیدن

دفاتر گوگل به چند ویژگی مشهور هستند که دو ویژگی آنها مربوط به تغذیه می‌شود. یک اینکه شما هرگز بیش از 4 و نیم متر از غذا و نوشیدنی فاصله ندارید و دوم اینکه هیچ کارمندی برای تهیه مواد غذایی نباید نیازمند خروج از دفتر باشد یعنی هر آنچه از خوردنی و آشامیدنی مد نظر شما است در کمترین فاصله از شما موجود است.

 

 

 

نور اصلی ترین بخش از یک دفتر کار مدرن

 

مطالعه‌ای که توسط دپارتمان طراحی و تجزیه و تحلیل محیطی در دانشگاه کورنل (Cornell ) توسط پروفسور آلن هج، انجام شده است، نشان می دهد کارمندانی که در فاصله کمتر از 3 متری پنجره نشسته‌اند، 84 درصد کمتر از دیگر کارمندان دچار خستگی چشم، سردرد و علائم تاری دید شده‌اند. این تحقیق با این شعار که «نور طبیعی بهترین دارو در محل کار است» اثبات می‌کند که بهینه‌سازی میزان نور طبیعی در یک دفتر کار به طور قابل توجهی سلامت و تندرستی را در بین کارمندان بهبود می‌بخشد و منجر به افزایش بهره‌وری می‌شود. در اینجا چند راه برای تجدید نظر در طراحی نورپردازی دفاتر کار وجود دارد:

  • استفاده از نورگیرهای سقفی
  • کنترل کردن نورهای تند و خیره کننده
  • به حداکثر رساندن نور طبیعی
  • جا به جا کردن اسباب و وسایل بزرگ و حجیمی که جلوی نور خورشید را می‌گیرد
  • تعویض چراغ‌های سوسوزن
  • در نظر گرفتن نورپردازی‌های متفاوت برای محیط‌های متفاوت

امکان بیشترین بهره‌وری از نور طبیعی خورشید، محور اصلی ساختار ساختمان‌های شرکت‌های بزرگ را تشکیل می دهد چنانچه در ادامه می‌توانید ببینید چگونه شرکت‌هایی چون فیسبوک با ایجاد روف گاردن یا ایر بی اند بی با استفاده از نصب سقف شیشه‌ای نور طبیعی را برای استفاده همه کارمندانش مهیا کرده است همچنین شرکت مایکروسافت که از راهروهای شیشه‌ای استفاده می کند.

 

 

 

طراحی دفتر کار و دغدغه تناسب اندام برای کارمندان

بدن ما برای تحرک ساخته شده است نه برای نشستن در یکجا آن هم در طول روز. کارمندانی که سبک زندگی فعالی دارند بهره‌وری بیشتری هم خواهند داشت. از آنجایی که ورزش جریان خون به مغز را افزایش می‌دهد، کارمندان انرژی و هوشیاری بیشتری دریافت خواهند کرد. همچنین ورزش و تحرک کافی می‌تواند تمرکز و مهارت تصمیم‌گیری آنها را افزایش دهد. چند راه برای تشویق به تحرک داشتن در محل کار عبارتند از:

  • راه‌پله‌های باز و در دسترس
  • انبار دوچرخه
  • محیط کار قابل جابه جایی و میزهای قابل حرکت
  • تدارک فضایی برای فعالیت بدنی

شرکت‌های بزرگ دنیا با ایجاد فضاهای مخصوص فعالیت‌های بدنی مثل اتاق بازی، سالن بدسازی یا طراحی راهروهای بلند و مسیرهای پیاده روی مخصوص، کارمندان خود را تشویق یا حتی مجبور به تحرک می‌کنند مانند گذاشتن سرسره به جای پله در شرکت مایکروسافت، بستن تاب در گوگل، استفاده از راهروهای طولانی در اوبر یا اختصاص باشگاهی بزرگ و مجهز برای بدنسازی به کارمندان در دفتر شرکت گوگل در لندن.

 

 

 

اهمیت راحتی میز کار برای کارمندان

 

دفتر باید محل آسایش باشد. استفاده از مبلمان و میزکار مناسب می تواند خستگی عضلانی، شدت اختلالات اسکلتی یا عضلانی (MSDs) را کاهش دهد در نتیجه باعث افزایش بهره‌وری شود. خستگی اسکلتی یا عضلانی شایع ترین دلایل از دست دادن زمان و کاهش بهره وری کاری است. چند راه برای ایجاد محیط‌های راحت و بدون حواس پرتی عبارتند از:

 

  • طراحی میز و مبلمان کاری با قابلیت جابجایی و امکان تغییر از حالت نشسته به ایستاده (hot desk)
  • مهیا کردن امکان تغییر محیطی در محل کار برای کارمند
  • قطع و کم کردن صداهای موجود در ساختمان و ایجاد مناطق آرام
  • ایجاد محیطهایی برای جمع شدن، انجام کار مشترک، ملاقات‌های رسمی و غیررسمی و فضاهای خلاقانه برای طوفان‌های فکری

مدل جدید طراحی میزهای کارمندان در شرکت گوگل مثال خوبی برای رعایت مفهوم راحتی در دفاتر کار است. گوگل برای راحتی کارمندانش و اینکه بیش از اندازه در یک حال ثابت نمانند میزهای متحرک با قابلیت تنظیم ارتفاع طراحی کرده است. این میزها که به (hot desk) معروف هستند با تغییر ارتفاع، شیب مانیتورها را هم تنظیم می‌کند.

 

 

 

فضای سبز بیشتر و ذهن آرام‌تر

 

مطالعات از تأثیرگذاری ملموس طراحی بیوفیلیک (ادغام طبیعت در معماری و طراحی داخلی) در محل کار حکایت می کنند. افرادی که در فضایی با ویژگی‌های طبیعی کار می‌کنند، از افزایش 15 درصدی سطح رفاه کلی گزارش داده‌اند. علاوه بر این، پاسخ دهندگان به این مطالعه از افزایش 6 درصدی میزان بهره وری و 15 درصدی میزان خلاقیت در کار گفته‌اند. اگر واقعا طراحی داخلی یک ساختمان چه در داخل چه در بیرون، ساکنان را در نظر گرفته باشد قطعا مدیران ارشد در جهت ایجاد تمرکز بیشتر، همکاری و ایجاد خلاقیت در بین کارمندانشان قدم برداشته‌اند. سلامت ذهنی و روحی کارکنان را با استفاده از چند استراتژی ساده می‌توان تضمین کرد:

  • ایجاد فضاهایی برای کار و تفریح مشترک و به همان نسبت ایجاد مناطقی برای استراحت و کاهش استرس
  • افزودن فضای سبز و گل و گیاه: گیاهان گلدانی، دیوارهای زنده یا باغ گل
  • طراحی فضاهای بیرونی مثل پاسیو روی پشت بام یا باغ کارکنان
  • انعطاف پذیرکردن فضای کاری و ارائه گزینه‌هایی برای مکان و نحوه کار کارکنان

مثال خوب این ویژگی مهم در محیط کار دفتر گوگل در دوبلین است؛ با استفاده بجا از رنگ سبز و گیاهان آپارتمانی یا دفتر شرکت آمازون در سیاتل که واقعا شگفت‌انگیز است.

منابع انسانی