چگونه به انعطاف‌پذیری خود در محیط کار کمک کنیم؟

چگونه به انعطاف پذيري خود در محيط کار کمک کنيم

روانشناسی سازمانی آن بخش از علم روانشناسی است که قرار است به مدیران و کارمندان در محیط کار برای ایجاد ارتباطات بهتر و محیطی کم‌استرس‌تر و سالم‌تر کمک کند. در این بخش از مجموعه مطالب حوزه روانشناسی سازمانی به مسئله مهم استرس و عوامل آن و چگونگی کمک به کاهش آن و ایجاد انعطاف‌پذیری بیشتر در ارتباطات خود و در کمک به همکارانمان، می‌پردازیم.

چگونه انعطاف‌پذیری ایجاد کنیم؟

ایجاد انعطاف‌پذیری برای بهبود سلامت روان یک ضرورت است، اما می‌خواهیم به موضوع انعطاف‌پذیری در محل کار، جایی که بخش قابل توجهی از عمر خود را آنجا می‌گذرانیم، بپردازیم.

در ابتدا باید ببینیم برای پیشرفت در زندگی چه نیازهایی وجود دارد که باید با آن‌ها رو به رو شویم. طبق تحقیقات سه دسته نیاز اساسی وجود دارد که برای پیشرفت باید آن‌ها را مدنظر قرار دهیم:

• نیاز به احساس شایستگی
• نیاز به روابط نزدیک
• نیاز به توانایی عمل با احساس اراده (یعنی اختیار داشتن در اظهار نظر کردن در مورد چیزها)

برآورده نشدن هر یک از این سه نیاز خود به‌تنهایی منشأ ایجاد استرس است. به عنوان مثال، وقتی در محیط کار خود برای انجام کارهایتان همیشه ضرب‌الاجل‌های تنگی دارید یا اولویت‌بندی‌های رقابتی دارید یا از شما خواسته می‌شود کارهایی انجام دهید که خارج از محدوده آسودگی شماست، پس قطعاً حس شایستگی شما به چالش کشیده شده است.

اگر نمی‌توانید با همکاران خودتان رابطه خوبی برقرار کنید، حضور رئیستان را حس نمی‌کنید، یا دوستی ندارید که با او درد و دل کنید و در نتیجه احساس انزوا و تنهایی دارید، نیاز به «رابطه نزدیک» در شما برآورده نمی‌شود. اگر اختیار برنامه‌ریزی برای ترتیب انجام وظایف یا زمانی که به هریک از آن‌ها اختصاص می‌دهید را ندارید یا در مورد کوچک‌ترین کارها هم باید از مدیرتان اجازه کسب کنید، نیاز شما به داشتن اراده و اختیار برآورده نشده است.

درک منابع ایجاد استرس می‌تواند به شما کمک کند تا موضع و موقعیت خود را نسبت به این منابع متوجه شوید و بفهمید کدام نیاز شما رفع می‌شود و کدام یک برایتان به یک منبع استرس‌زا تبدیل شده است. پاسخ به چند سوال می‌تواند کمکتان کند:

• آیا در کارتان از نقاط قوت شما بهره برده می‌شود؟
• آیا ارتباط خوبی با رئیستان دارید؟
• آیا همکارانی دارید که بتوانید به آن‌ها تکیه کنید و در مواقع حساس از آن‌ها کمک بخواهید؟
• آیا در جلسات به راحتی می‌توانید اظهار نظر کنید؟
• آیا می‌توانید خودتان ساعات کاری‌تان را نظم دهید؟ یا تقویم کاری‌تان را مرتب کرده و بگویید چه زمانی روی چه چیزی می‌خواهید کار کنید؟

تعیین و مشخص کردن جنبه‌های مثبت نقشتان در محیط کار یا شناسایی توانایی‌های بالقوه‌ای که می‌توانید از آن‌ها هم بهره ببرید، کمک می‌کند تا بتوانید در مقابله با تمام این منابع استرس‌زا، با ایجاد یک برنامه برای مقابله با آن، اقدام کنید.

برای اطمینان از برآورده شدن تمام نیازهایتان یک برنامه عملی تهیه کنید. اگر در شغلی هستید که یکنواخت است یا به شما اجازه نمی‌دهد در کاری که انجام می‌دهید حرف زیادی بزنید، پیروزی‌های کوچک‌تری پیدا کنید. بسته به انرژی‌تان در روز زودتر یا دیرتر استراحت کنید. به دنبال وضعیت‌یابی نقش خود در اهداف کلان سازمان باشید. اگر حس می‌کنید در یک محیط کاری ناکارآمد هستید و نمی‌توانید منابعی برای کمک به رفع این نیازها پیدا کنید، برای بیان هرگونه نگرانی یا پیشنهاد برای بهبود وضعیت‌تان، با مدیر یا سرپرست منابع انسانی خود جلساتی داشته باشید و همزمان بکوشید آن‌ها را خارج از محل کار از طریق سرگرمی‌ها و روابط غیرکاری‌تان تقویت کنید.

چرا ابتدا باید روی کاهش استرس خود کار کنید؟

تنها زمانی می‌توانید برای انعطاف‌پذیری خود اقدام کنید که متحمل هیچگونه استرسی نباشید. در هنگام استرس نمی‌توانید انعطاف‌پذیری ایجاد کنید. این مورد را می‌توان با تمرینات بدنی مقایسه کرد. وقتی رباط صلیبی شما پاره شده دیگر نمی‌توانید به تقویت عضلات خود بپردازید. قبل از تقویت باید شفا پیدا کنید. حتی شاید نیاز باشد برای این کار مدتی از زندگی خود را صرف بهبودی یا شفا کنید. وقتی شما می‌خواهید به تمرینات ایجاد انعطاف در روحیه خود برسید، مانند تمرینات بدنی گاهی لازم است به خود فشار بیاورید و این فشار نباید به حدی باشد که از نظر روحی به خودتان آسیب بزند بلکه فقط باید به قدری فشار وارد کنید که حد خود را درک کنید. سپس، زمان ریکاوری یا یک «روز مرخصی» را برنامه‌ریزی کنید. همچنین مانند تمرین بدنی، اوج عملکرد ما فقط در کنار یک رژیم غذایی معمول، سالم و خواب مناسب خودش را نشان خواهد داد. بدون این‌ها، تحمل شما برای استرس ضعیف‌تر می‌شود و می‌تواند نیازهای شما را زودتر به چالش بکشد.

حفظ انعطاف‌پذیری با بالا بردن مهارت‌های حل مسئله، ارتباط گرفتن و اعتماد به نفس

یافتن راه‌هایی برای بهبود مهارت‌های مکمل می‌تواند در هنگام بروز نیاز به حفظ انعطاف‌پذیری به شما کمک کند. برخی از این راه‌های قابل انتقال که باید روی آنها تمرکز کرد: مهارت حل مسئله، مهارت‌های ارتباطی و راه‌هایی برای ایجاد اعتماد به نفس و عزت نفس هستند.

چگونه مهارت‌های حل مسئله خود را رشد دهیم؟

کنجکاو شوید، بزرگ فکر کنید و از منطقه امن ذهنی خود خارج شوید.

کنجکاو شوید

یادگیری چیز سختی خواهد بود مگر اینکه واقعاً به آن علاقه‌مند باشید. یکی از راه‌های علاقه‌مند شدن به یادگیری ایجاد حس کنجکاوی در مورد موضوعی خاص است. پس راه‌هایی برای کنجکاوی پیدا کنید. شما می‌توانید موضوع مورد کنجکاوی خود را با آن چیزهایی که به شما انگیزه می‌دهد هماهنگ کنید مثلاً موضوع آن می‌تواند یک علاقه‌مندی، یک ارزش یا یک ویژگی درون خود شما باشد که در مورد خودتان دوست دارید یا حتی مربوط به هدفی باشد که دارید. خلاصه هر آن چیزی را انتخاب کنید که شما را درگیر یادگیری می‌کند. چند نکته در مورد کنجکاو شدن وجود دارد:

• حتماً وقتی را در تقویم و برنامه‌ریزی خود برای کنجکاوی‌های خود و ارضا حس آن اختصاص دهید.
• دیدگاهتان در مورد یک موضوع را در معرض نقد دیدگاه‌های مخالف قرار دهید تا مجبور شوید در مورد نظرتان فکر کنید.
• با همکارانی که از سیستم خارج شده‌اند وقت بگذرانید و بپرسید که اکنون چه می‌کنند و به نقش خودتان در ارتباط با او فکر کنید.
• قبل از انتخاب از دیگران ایده یا نظرشان را بپرسید.
• اقدامات مشتریان را در نظر بگیرید و ببینید چگونه بر نقش شما تأثیر می‌گذارند.

• اخبار را بخوانید و تعیین کنید که رویدادها، قوانین، سیاست‌ها چگونه بر شما یا سازمانتان تأثیر می‌گذارند.

رویاپردازی کنید

وقتی برای کنجکاوی و جمع‌آوری اطلاعات زمان گذاشتید، زمان آن است که رویاهای بزرگ داشته باشید. به این بیندیشید که با زمان، پول و منابع نامحدود چه کارهایی می‌کنید؟ تفکر در مورد نامحدودها می‌تواند به شما کمک کند تا در کرانه فرآیندها و الگوهای فکری موجود حرکت کنید و راه‌حل‌های جدیدی پیدا کنید. برخی از نکات در مورد چگونگی تبدیل رویاپردازی به یک روال عبارتند از:

• زمانی را برای رویا پردازی در نظر بگیرید و عواملی که ممکن است حواستان را پرت کند حذف یا کم کنید.
• آیتم‌های زیادی هستند که ممکن است سریع انجام شوند و حس خوبی در لحظه به شما بدهند اما به احساس معنا یا هدف شما در کارتان کمک نمی‌کنند.
• به این فکر کنید که در قدم بعدی، دیگران ممکن است چگونه به حرکت شما واکنش نشان دهند.
• شاگرد رقیب شوید یعنی طوری رفتار کنید که انگار کارمند شرکت رقیب هستید و سعی کنید بفهمید چرا آنها چنین استراتژی‌هایی انتخاب می‌کنند.
• به این فکر کنید که چگونه رویاهای شما می‌تواند به واقعیت تبدیل شود. چقدر تلاش و منابع مورد نیاز است تا آنها از بالقوه بودن بالفعل شوند.

خارج از محدوده امن ذهنی خود کار کنید

داشتن یک برنامه خوب و فکر شده یک چیز است، اما اینکه توانایی این را داشته باشیم که آن برنامه را در یک لحظه تغییر دهیم، چیز دیگری است. اگر دقت لازم را برای کنجکاوی و رویاپردازی انجام داده باشید جوانب مثبت و منفی طرح‌های اضطراری، پیامدهایی که دست کم گرفته می‌شوند و اینکه در اولین فرصت و کمترین زمان چه کسانی باید در جریان باشند را به واسطه درک محرک‌ها خواهید فهمید.

در اینجا چند ایده و راهنمایی در مورد چگونگی امتحان راه‌حل‌های مختلف وجود دارد:

• برای خطرات و اتفاقات ناگهانی در فرآیندها پرسش «چه می‌شد اگر» را مطرح کنید.
• گاهی کارهایی را انجام دهید که مبهم است یا احتمال شکست بیشتری از نظر شما دارند.
• برای تعیین سود یا زیان بالقوه یک ایده، مطالعه امکان‌سنجی جدید انجام دهید.
• اگر زمان و منابع محدود دارید به دنبال گزینه‌های جایگزین باشید. (به عنوان مثال چه کارهایی را می‌توان با بودجه‌های فشرده انجام داد)
• از تفکر کمال‌گرا خارج شوید و به ۸۰ درصد خوب بودن رضایت دهید.

چگونه مهارت‌های ارتباطی خود را تقویت کنیم؟

با همدلی، گوش دادن و کنجکاوی

برای اینکه واقعاً مهارت‌های خود را تقویت کنید، دو چیز لازم است: تمرین و توجه کامل شما. مانند هر مهارتی، اینکه فقط یک کتاب در مورد آن موضوع بخوانید کفایت نمی‌کند بلکه باید به طور فعال و آگاهانه، مهارت را تمرین کنید تا پیشرفت کنید. سه چیز برای تمرین و یادگیری به ویژه برای مهارت‌های ارتباطی عبارتند از: گوش دادن، کنجکاوی و همدلی.

واقعاً گوش کنید

در حالی که گوش دادن یک مهارت نسبتاً اساسی است، «گوش دادن فعال» یک مهارت بسیار مهم و پیشرفته است. گوش دادن فعال مستلزم حذف قضاوت، منیت و راه‌حل‌های شماست و در عین حال وقت گذاشتن برای شنیدن کلمات در حالی که احساسات، لحن، زبان بدن و تفاوت‌های ظریف گوینده را هم مدنظر قرار می‌دهید. در واقع گوش دادن فعال گوش دادن بدون فکر کردن به پاسخ است و به جای بحث کردن، اصلاح، مشارکت دادن و درک کردن است. صحبت نکردن سخت است، اما استفاده از حداقل تشویق‌کننده‌ها مانند «می‌فهمم» و «ادامه بده» بسیار کارآمد است حتی که خم شدن به جلو کمک می‌کند نشان دهید که درگیر هستید. برای اطمینان از اینکه می‌توانید متمرکز بمانید، تا آنجا که ممکن است عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید.

کنجکاو شوید

وقتی واقعاً گوش دهید به طور طبیعی نیز کنجکاو خواهید شد. اما به محض اینکه درک خوبی از موقعیت و تفاوت‌های ظریف پیدا کردید، می‌توانید در مورد آنها شروع به صحبت کنید. توجه به این نکته مهم است که شما نمی‌توانید کنجکاو بودن را تقلید کنید و به دروغ خود را کنجکاو نشان دهید و اصلاً نباید در کنجکاو شدن عجله کنید. یک گپ ۱۰ دقیقه‌ای برای کشف یک مشکل کافی نیست. اگر مکالمه دو طرفه دارید، برای ایجاد درک متقابل به زمان نیاز دارید تا کنجکاو شوید. ابهام را در آغوش بگیرید و این را به عنوان تلاشی برای کشف داستان خود در نظر بگیرید. کنجکاو شدن به این معناست که می‌توانید با دید عمیق‌تری به موضوع بپردازید، عمیق‌تر به این موضوع بپردازید که چرا آنها احساس خاصی داشتند یا اینکه شروع به دیدن نکات ظریفی مانند تغییرات در زبان بدن کنید. به عنوان مثال، اگر زبان بدن آنها با پیامی که در مورد آن سؤال می‌کند ناسازگار به نظر می‌رسد، ممکن است بینش بهتری به شما بدهد (مثلاً احساس ناراحتی می‌کنند) یا اطلاعات دیگری را برای کمک به فهم شما پیش رویتان بگذارد (مثلاً کمردرد دارند، اتاق بیش از حد سرد است).

ایجاد همدلی

همدلی مستلزم آگاهی دقیق از دیدگاه فرد و توانایی تصور این است که اگر در موقعیت او بودید چه احساسی داشتید. همدلی را با همدردی اشتباه نگیرید. نباید بگذارید درد آنها شما را هم آزار دهد. گفتن جملاتی مثل «من می‌دانم چه احساسی داری» یا «من می‌فهمم» بدون داشتن ارتباط، پیامد منفی خواهد داشت. ابتدا اطمینان حاصل کنید که نوعی زمینه مشترک در مورد مسئله وجود دارد. مثلاً شاید هر دوی شما بخواهید که کار به موقع و با بودجه مناسب تکمیل شود. یا شاید هر دوی شما پس از دریافت انتقاد، احساس بدی دارید و هر دو نسبت به موضوع مشترکی حساسیت بیش از حد دارید. یافتن زمینه مشترک لزوماً به معنای یافتن دیدگاه یا تفکر مشترک نیست، بلکه می‌تواند فقط یافتن یک اقدام یا نتیجه مشترک باشد.

نکته مهمی که باید بدانید این است که گاهی اوقات همدلی مناسب نیست. اگر موضوع بر سر چیزی بسیار سخت، دردناک یا متفاوت از باورها یا ارزش‌های شما باشد ابراز همدلی ممکن است مناسب نباشد. به عنوان مثال، اگر یک فرد به حاشیه رانده شده از تجربه خود صحبت می‌کند، این احساس که می‌توانید در زمانی که به طور قابل‌توجهی امتیاز بیشتری نسبت به او دارید، ارتباط برقرار کنید، ممکن است برای رابطه مضر باشد. چون قطعاً این فاصله یادآوری می‌کند که درک و پیش‌زمینه مشترکی برای همدلی وجود ندارد.

چگونه اعتماد به نفس خود را تقویت کنیم؟

تفکر ناسالم را به چالش بکشید، خود را تأیید کنید و برای خود موفقیت ایجاد کنید.

ایجاد اعتماد به نفس و عزت نفس می‌تواند یک کار دلهره‌آور باشد. با این حال، ایجاد اعتماد به نفس می‌تواند برای شما در بسیاری از زمینه‌های زندگی مفید باشد. هر چه احساس بهتری داشته باشید، بیشتر مایلید به فعالیت‌ها یا چالش‌های جدید بله بگویید و احتمال اینکه به راحتی در معرض رذایل قرار بگیرید و آسیب ببینید، کمتر می‌شود.

تفکر ناسالم را به چالش بکشید

هر یک از ما در تمام طول روز گفتگوی درونی در سر داریم با این حال عمدتاً از آنچه به خودمان می‌گوییم بی‌خبریم. مثلاً یک‌دفعه یادتان می‌آید که تلفن همراه خود را فراموش کرده‌اید و زیر لب خودتان را سرزنش می‌کنید که «چه خنگی هستم». ممکن است کارتان لحظه‌ای بی‌اهمیت به‌نظر برسد، اما هر بار که چیزی منفی درباره خود می‌گویید، ذهنتان مسیر عصبی بین مفهوم «خنگ» و مفهوم «خود» را تقویت می‌کند.

برای از بین بردن این حالت، شما باید آگاهانه یک مسیر جدید ایجاد کنید. مثلاً در عوض بگویید: «احتمالاً من استرس داشتم که گوشیم را فراموش کردم.»

برای خود موفقیت بسازید

از نقاط قوت خود استفاده کنید و حوزه‌ای را پیدا کنید که در آن نسبت به خود اطمینان دارید تا از آن برای کمک به حل مسائل دیگر استفاده کنید. برای مثال، اگر در مدیریت بودجه احساس اطمینان نمی‌کنید، اما روابط قوی دارید پس از توانایی ارتباط گرفتن خود استفاده کرده و از مهارت همکاران نزدیک برای کمک بهره بگیرید. مثلاً می‌توانید یک جلسه کاری ترتیب دهید یا از دیگران بخواهید که شما را در این فرآیند راهنمایی کنند نه اینکه بخواهید به‌تنهایی آن را یاد بگیرید.

خود را تأیید کنید

استفاده از دیگران برای اعتبارسنجی خارجی یا گرفتن تأیید دیگران برای تأیید خودتان در کوتاه مدت خوب است، اما برای اعتماد به نفس یا عزت نفس شما در بلند مدت پایدار نیست. مغز ما به گونه‌ای طراحی شده است که ابتدا بدی‌ها را ببیند، بنابراین باید آگاهانه به نکات مثبت توجه کرد. پیشنهاد می‌شود برای تأثیر بیشتر نکات، ویژگی و عادات خوب و دوست داشتنی خود را یادداشت کنید اگر مورد ستایش و تشویق قرار می‌گیرید آنها را هم یادداشت کنید تا هر وقت حس ضعف یا ناامیدی داشتید به سراغشان بروید. روز خود را با یادآوری نکات مثبت شروع کنید و از هر چیزی که دوستش دارید قدردانی کنید. روزانه به خود پاداش دهید هرچند کوچک، حتی اگر تلاش کردید و به نتیجه نرسیدید به تلاشی که کردید پاداش دهید.

آیا نتیجه گرفته‌ام؟

برای اینکه بفهمید آیا اعتماد به نفس شما نسبت به قبل بیشتر شده یا نه، وقتی کسی شما را ستایش می‌کند، ببینید خود را سزاوار ستایش او می‌بینید یا نه. از این ستایش حس خوبی می‌گیرید یا نه؟ و آیا این حس برایتان حس غریبی نیست؟ وقتی حس غریبی با ستایش دیگران نداشتید، نشانه این است که شما قبلاً برای آن کار توسط خودتان ستایش شده‌اید و خود را لایق ستایش می‌دانید و این یعنی رشد اعتماد به نفس.

ایجاد اعتماد به نفس به شما در سایر زمینه‌های زندگی کمک می‌کند. به این معنا که احساس خوب در محل کار احتمالا تأثیرات دیگری بر رویارویی شما در خانه و با دوستان خواهد داشت. مردم شما را شایسته‌تر می‌بینند، مشکلات آنقدرها دلهره‌آور به نظر نمی‌رسند و از آسیب شکست‌ها سریع‌تر بهبود می‌یابید.

چ