جان کاتزنباخ (Jon r. Katzenbach) یکی از متخصصان پیشتاز در راهبردهای سازمانی در کنار داگلاس اسمیت (Douglas k. smith) متفکر و متخصص برجسته در زمینه مدیریت که در حوزههای عملکرد، نوآوری و راهبرد سازمانی فعالیت داشته، تحقیقی را با موضوع «اصول تیمها» انجام دادهاند که در آن به بررسی مسائل مهم و محوری تیم بودن پرداختهاند. در ادامه خلاصهای از این تحقیق که در قالب مقالهای در کتاب «تیم» ارائه کردهاند را مطالعه خواهید کرد.
قصد ما از شروع تحقیق این بود که بفهمیم چه چیزی باعث تمایز در سطوح مختلف عملکرد تیم میشود؟ کجا و چگونه تیمها بهتر عمل میکنند؟ و مدیریت ارشد برای افزایش اثربخشی آنها چه اقداماتی انجام میدهد؟ از این رو با صدها نفر در بیش از 10 تیم مختلف از 30 شرکت، از موتورولا و هولت پاکارد گرفته تا تیم عملیات طوفان صحرا و پیش آهنگی دختران، صحبت کردیم.
مفهوم «تیم» را به ابتذال نکشیم
تیم کلمه و مفهومی است که برای همه آشناست اما ما بیشتر مواقع آن را با کار گروه اشتباه میگیریم. هر گروهی که اعضای آن با یکدیگر کار میکنند تیم محسوب نمیشود. کمیتهها، شوراها و کارگروهها الزاما تیم نیستند. گروهها صرفا به این دلیل که کسی آنها را تیم خطاب میکند به تیم تبدیل نمیشوند. کل نیروی کاری یک سازمان بزرگ و پیچیده هرگز یک تیم نیست. برای درک اینکه تیمها چگونه عملکرد بالاتری ارائه خواهند داد، باید میان تیمها و سایر اشکال کارگروهها تمایز قایل شویم. این تمایز باعث دستیابی به نتایج عملکردی میشود. عملکرد یک کارگروه تابعی از عملکرد تک تک اعضای آن است. عملکرد یک تیم هم شامل نتایج فردی و هم شامل چیزی است که آن را نتایج کار جمعی مینامیم.
چرا تیم بودن را انتخاب می کنیم؟
ما متوجه شدیم یک اصل ابتدایی وجود دارد که باعث میشود تیمها نتیجهبخش باشند. همچنین دریافتیم که تیمها و عملکرد خوب را نمیتوان از یکدیگر تفکیک کرد بدون وجود یکی نمیتوان دیگری را در اختیار داشت اما افراد از کلمه «تیم» چنان بیقاعده استفاده میکنند که مانع یادگیری و به کارگیری اصلی است که به عملکرد خوب منجر میشود. برای آنکه مدیران بتوانند در مورد استفاده یا عدم استفاده از تیمها و تشویق کردن یا نکردن آنها و زمان و چگونگی انجام این کارها بهتر تصمیمگیری کنند، بسیار مهم است که درباره ماهیت تیم دقیقتر باشند.
بیشتر مدیران اجرایی طرفدار کار تیمی هستند و باید هم باشند. کار تیمی بیان کننده مجموعه ارزشهایی است که فرد را به گوش کردن و ارائه پاسخ سازنده به دیدگاههای مطرح شده از سوی دیگران تشویق میکند. فرصت تردید به دیگران میدهد، حمایت جلب میکند و علایق و دستاوردهای دیگران را تشخیص میدهد. چنین ارزشهایی به عملکرد تیمها کمک میکند و همان طور که در تقویت عملکرد فردی مؤثرند برای کل سازمان نیز مفیدند اما ارزشهای کار تیمی نه منحصرا به تیمها محدود می شوند و نه برای اطمینان از مؤثر بودن عملکرد تیم کافی هستند.
اصول ضروری تیم بودن چیست؟
اصول ضروری یک تیم شامل پنج مشخصه است:
1. هدف مشترک معنی داری که تیم در شکل گیری آن نقش دارد
بیشتر تیمها در پاسخ به دستور اولیهای که از خارج تیم صادر میشود شکل میگیرند اما برای موفقیت، تیم باید هدف خودش را داشته باشد و در جهت مشخص خود حرکت کند.
2. اهداف عملکردی مشخص که از هدف مشترک ناشی می شوند
به عنوان مثال عرضه یک محصول جدید به بازار در کمتر از نصف زمان معمول. اهداف الزام آور برای تیم الهام بخش است و تیم را به مبارزه میخواند و حس اضطرار ایجاد میکند. این اهداف تأثیر همترازی نیز دارند و باعث میشوند اعضا بر تلاشهای جمعی لازم تمرکز کنند نه بر تفاوتهای موجود در عناوین و مقامها.
3. ترکیبی از مهارتهای مکمل
این مهارتها شامل تخصصهای فنی یا کارکردی مهارتهای حل مسأله و تصمیمگیری و مهارتهای میان فردی است. تیمهای موفق به ندرت مهارتهای لازم را از همان ابتدا در اختیار دارند، همان طور که یاد میگیرند برای حل مشکل به چه مهارتهایی نیاز دارند، آن مهارتها را در خودشان پرورش میدهند.
4. یک تعهد قوی برای چگونگی به پایان رساندن کار
تیمها باید درباره اینکه چه کسی چه کاری انجام دهد، چگونگی برنامه ریزی و رعایت آن و نحوه تصمیم گیری و اصلاح آن به توافق برسند. در یک تیم حقیقی، اعضا به میزان یکسان کار انجام میدهند؛ همه اعضا از جمله رهبر، از راههای مشخصی به نتایج کار جمعی کمک میکنند.
5. مسئولیت پذیری متقابل
اعتماد و تعهد را نمیتوان به زور ایجاد کرد. فرآیند توافق بر اهداف مناسب به مثابه امتحان دشواری است که اعضا مسئولیتپذیری خود را در آن نه تنها به رهبر، بلکه به یکدیگر نشان میدهند.
حالا وقت تمرکز بر مشکلات است
هرگاه اصول ضروری تعیین شدند، تیم بر مشکلات مهمی تمرکز میکند که با آنها روبه رو است:
- چالش تیمی که هدفش مشاوره دادن است، شروع سریع و سازنده و همچنین ارائه واضح و روشن این مشاورهها به درخواستکنندگان است.
- چالش تیمی که به کار تولید مشغول است، حفظ اهداف عملکردی مشخص با تمرکز بالاست.
- چالش تیمی که به کارهای اجرایی مشغول است، تشخیص این است که کدام بخش از کارها باید تیمی انجام شوند.
