چرا برخی تیم‌ها همواره عملکرد بهتری دارند، در حالی که تیم‌های به ظاهر مشابه با مشکل روبه‌رو هستند؟ پژوهشگران در آزمایشگاه تعامل‌های پویای انسانی در دانشگاه ام‌آی‌تی به سرپرستی «سندی پنتلند» (Sandy Pantland) قدم‌هایی برای حل این معما برداشته‌اند به امید این‌که بتوانند به رمزگشایی آن عاملی بپردازند که به ایجاد تیم‌های برتر منجر می‌شود.
در تحقیقات این پژوهشگران، تیم‌هایی از پروژه‌ها و صنایع گوناگون در مجموع ۲۵۰۰ نفر به حسگرهای الکترونیکی پوشیدنی مجهز شدند که همزمان داده‌های مربوط به رفتارهای اجتماعی آن‌ها را برای هفته‌ها جمع‌آوری می‌کردند.
ارتباط منطقی بین داده‌ها قابل توجه بود و نشان دادند که مهم‌ترین عامل پیش‌بینی کننده موفقیت یک تیم الگوهای ارتباطی آن‌ها است. این الگوها به اندازه سایر عوامل از قبیل هوش، شخصیت و استعداد حائز اهمیت بودند. در حقیقت پژوهشگران توانستند فقط با مشاهده داده‌های مربوط به ارتباطات بین اعضای تیم‌ها و حتی بدون داشتن هیچ شناختی از اعضای آن‌ها پیش‌بینی کنند که کدام تیم عملکرد بهتری از سایر تیم‌ها خواهد داشت. در این نوشتار پنتلند اسرار یافته‌های خود را به اشتراک می‌گذارد و نشان می‌دهد که چگونه هر شخصی می‌تواند تیم ویژه‌ای بسازد.
راز موفقیت تیم‌های بزرگ
الکس پنتلند (Alex Pentland)، سرپرست تیم سه محرکه کلیدی ارتباط را که بر عملکرد تأثیر می‌گذارند شناسایی کرده است که عبارت‌اند از: انرژی، تعامل و کاوش.
تنها عوامل انرژی تیم و تعامل در جلسات غیر رسمی با هم مسئول یک سوم اختلافات موجود در بهره‌وری میان گروه‌ها از نظر درآمدزایی بودند.
با توجه به داده‌ها، وی الگوهای یک تیم ایده‌آل برای هر یک از سه مورد فوق را با دقت تمام کمی‌سازی کرده است. حتی مهم‌تر از آن وی به این مسئله پی برده که وقتی تیم‌ها رفتار ارتباطی خود را در طول زمان ترسیم می‌کنند و سپس با اعمال تغییراتی آن رفتار را به رفتار تیم ایده‌آل نزدیک می‌کنند، عملکردشان به میزان قابل توجهی بهبود می‌یابد.
عناصر کليدي ارتباطات
۱. انرژی
میزان انرژی در یک تیم ثابت نیست. به طور مثال الکس پنتلند در مورد گروه پژوهشی خود می‌نویسد: «در ام‌آی‌تی گاهی جلساتی داریم که در آن‌ها اطلاعات به‌روزی را در مورد رویدادها، تغییرات قواعد و سایر جزئیات مدیریتی پیش رو به اطلاع افراد می‌رسانم. در این جلسات همواره میزان انرژی پایین است، اما زمانی که فردی در همان گروه از کشف جدیدی خبر می‌دهد، به یکباره گفت‌وگو میان تمام اعضا آغاز می‌شود و میزان انرژی و هیجان به سرعت برق و باد بالا می‌رود.»
۲. تعامل
دومین جنبه مهم ارتباطات، تعامل است که توزیع انرژی میان اعضای تیم را نشان می‌دهد. در یک تیم سه نفره ساده، تعامل تابعی از متوسط میزان انرژی بین الف و ب، الف و پ، ب و پ است. در صورتی که تمام اعضای یک تیم تقریباً به یک اندازه از انرژی نسبتاً بالایی برخوردار باشند، میزان تعامل‌شان بسیار بالا خواهد بود. تیم‌هایی که برخی اعضایشان در ارتباطات پرانرژی مشارکت دارند، اما سایر اعضا در این ارتباطات شرکت نمی‌کنند، عملکرد چندان خوبی ندارند.
۳. کاوش
سومین بعد مهم یعنی کاوش، شامل ارتباطات اعضا در خارج از تیم‌شان است. کاوش در اصل انرژی میان یک تیم و تیم‌های دیگری است که با یکدیگر تعامل می‌کنند. دانشمندان یافته‌اند که تیم‌هایی با عملکرد بالاتر به دنبال روابط بیشتری در خارج از تیم خود هستند. همچنین مشاهدات آن‌ها نشان می‌دهد که برای تیم‌های خلاق مانند تیم‌های بخش نوآوری که به چشم‌اندازهای تازه نیاز دارند، کسب امتیاز بالاتر در کاوش بسیار مهم است.
ویژگی مشترک تیم‌های موفق
داده‌ها در سطحی بالاتر نشان می‌دهند که چند ویژگی تعیین کننده مشترک بین تیم‌های موفق وجود دارند:
- تمام افراد تیم تقریباً به یک اندازه صحبت می‌کنند، گوش می‌دهند و مشارکتی کوتاه و مطلوب دارند.
- اعضا با یکدیگر رو در رو صحبت می‌کنند، در گفتگوهایشان از ایما و اشاره استفاده می‌کنند و پرانرژی‌اند.
- اعضا به‌طور مستقیم با یکدیگر در ارتباط‌اند نه صرفاً از طریق رهبر تیم.
- اعضا درون تیم به گفتگوهای جانبی یا پشت پرده می‌پردازند.
- اعضا در فواصل معینی استراحت دارند و برای کاوش تیم را ترک می‌کنند و با اطلاعات بازمی‌گردند.
واقعیت شگفت‌انگیز این بود که استدلال و استعداد فردی به مراتب کمتر از آنچه انتظار می‌رود در موفقیت تیم نقش دارند.
بهترین راه ارتباطی
ارتباط رودررو ارزشمندترین نوع ارتباطات است. پس از آن ارتباط از طریق تلفن یا ویدئو کنفرانس قرار دارد. البته در نظر داشته باشید که هر چه تعداد افراد شرکت‌کننده در یک ارتباط تلفنی یا ویدئو کنفرانس بیشتر باشد، کارآیی این فناوری‌ها نیز کمتر خواهد شد. ایمیل و ارسال پیامک کم‌ارزش‌ترین نوع ارتباطات است.
فراتر از خرد جمعی
داده‌های گردآوری شده توسط پژوهش‌های انجام شده در ام‌آی‌تی درباره اهمیت معاشرت نشان می‌دهد:
-
- معاشرت نه فقط خرد جمعی را تقویت می‌کند بلکه گاهی اوقات آن را مبنا قرار می‌دهد. زمان معاشرت بر عملکرد تیم تأثیر بسزایی دارد و بیش از ۵۰ درصد تغییرات مثبت در الگوهای ارتباطی به این زمان مربوط می‌شود.
- هم اکنون می‌دانیم که ۳۵ درصد اختلاف موجود در عملکرد تیم‌ها را می‌توان فقط از طریق تعداد گفتگوهای رو در رو بین اعضای تیم توجیه کرد.
- همچنین می‌دانیم که تعداد مناسب گفتگوها در یک تیم به اندازه ده دوازده تعامل در هر ساعت کاری است، اما اگر فراتر از این مقدار ایده‌آل باشد به تضعیف عملکرد منجر خواهد شد.
- می‌توانیم با قطعیت بگوییم که در تیمی با عملکرد بالا اعضا فقط نیمی از زمان را به گوش دادن یا صحبت کردن با کل گروه اختصاص داده و وقتی کل گروه را مخاطب قرار می‌دهند هر یک از اعضای تیم با استفاده از جملات کوتاه و مرتبط با موضوع فقط به اندازه مدت زمان تعیین شده برای خود صحبت می‌کنند.
- اعضای تیم نیمه باقیمانده زمان خود را به گفتگوهای تک به تک اختصاص می‌دهند که معمولاً بسیار کوتاه‌اند. شاید غیر منطقی به نظر برسد که تمامی این گفتگوهای جنبی به جای ایجاد مزاحمت برای تیم، بتوانند به عملکرد بهتری بینجامند، اما داده‌ها عکس این قضیه را اثبات می‌کنند.
- داده‌ها نشان دادند که افزایش طول میزها در سالن ناهار خوری شرکت به گونه‌ای که افراد غریبه کنار یکدیگر بنشینند، تأثیر قابل ملاحظه‌ای دارد.
