بعد از شیوع کرونا، برگزاری جلسات آنلاین به یک روال تبدیل شده است و ویژگی جلسات آنلاین هم این است که می‌توان آن‌ها را پشت سر هم و بدون وقفه برگزار کرد. محققان شرکت مایکروسافت با تحقیق روی این موضوع، به آسیب‌های جدی که جلسات متعدد و بدون استراحت روی انسان دارد پی بردند و البته برای رفع این آسیب‌ها راه‌حل‌هایی هم پیشنهاد داده‌اند.
مایکل بوهان، مدیر ارشد گروه مهندسی فاکتورهای انسانی مایکروسافت که روی این تحقیق نظارت داشت می‌گوید: «تحقیقات ما نشان می‌دهد که استراحت‌ها بسیار مهم هستند؛ نه فقط برای اینکه ما تا پایان روز خسته‌تر نشویم، بلکه در واقع توانایی ما برای تمرکز و مشارکت در جلسات را بهبود می‌بخشد.»
جارد اسپاتارو، نایب رئیس شرکت در مایکروسافت ۳۶۵، می‌گوید: «جلسات پشت سر هم که در ۱۲ ماه گذشته عادی شده‌اند، پایدار نیستند. باید تغییراتی در این جلسات رخ دهد.»
او معتقد است در دنیای امروز دورکار کردن کارمندان یا حتی سبک کاری ترکیبی برای مراقبت از افراد کافی نیست. «ما نیاز به نوآوری و استفاده از فناوری داریم تا به کارکنان کمک کنیم بتوانند وقفه‌های مورد نیاز روال روزانه خود را عملیاتی کنند.»
عصر جديد، عصر مراقبت
محققان شرکت مایکروسافت با هدف کاهش خستگی حین کار به سراغ پژوهشی در این حوزه رفتند. خستگی حین کار یکی از مهم‌ترین نگرانی‌های جدید در عصر حاضر است. محققان با انتخاب ۱۴ داوطلب از آن‌ها خواستند در جلسات ویدیویی شرکت کنند، در حالی‌که تجهیزات الکتروانسفالوگرام (EEG کلاهی برای نظارت بر فعالیت‌های الکتریکی در مغز) روی سرشان نصب شده بود.
این ۱۴ شرکت‌کننده طی دو روز در جلسات متعددی شرکت کردند. در روز اول آن‌ها در چهار جلسه نیم ساعته متوالی بدون وقفه و پشت سر هم شرکت کردند. روز دوم آن‌ها همراه بود با چهار جلسه نیم ساعته اما با وقفه‌های ۱۰ دقیقه‌ای. در روز دوم شرکت‌کنندگان به‌جای پرش عجولانه از یک جلسه به جلسه دیگر، در طول وقفه‌ها با اپلیکیشن Headspace مدیتیشن می‌کردند.
برای اطمینان از داده‌های درست و تمیز، به همه شرکت‌کنندگانی که استراحت می‌کردند، فعالیت‌های یکسانی در زمان استراحت (در این مورد مدیتیشن) اختصاص داده شد تا نتایج قابل مقایسه باشند.
روش تحقیق
جلسات در دو دوشنبه متوالی برگزار شد. یک دسته جلسات‌شان را بدون وقفه برگزار کردند و دسته دیگر جلسات‌شان را با ده دقیقه استراحت بین دو جلسه برگزار کردند و هفته بعد این روال برعکس شد.
نیمی از شرکت‌کنندگان جلسات را بدون وقفه و پشت سر هم شروع کردند، در حالی که بقیه بین جلسات استراحت داشتند و هفته بعد این روال برعکس شد. برای نزدیک‌تر شدن فضای جلسات به واقعیت و تعامل بیشتر با تیم‌های دیگر، افراد بیشتری به جلسات اضافه شدند.
یافته‌های تحقیق
این تحقیق سه نکته اصلی را نشان داد:
۱. وقـفه بین جلسات به مغز اجازه می‌دهد امکان تنظیم مجدد داشته باشد و تجمع استرس در جلسات را کاهش دهد.
با توجه به اطلاعاتی که در این تحقیق به دست آمد، حضور دو ساعته به صورت متوالی در جلسات، میانگین فعالیت امواج بتا – امواجی که با استرس مرتبط هستند – در طول زمان افزایش می‌یابد به این معنا که استرس در حال جمع‌شدن در فرد و بیشتر شدن است.
اما وقتی بین جلسات به شرکت‌کنندگان فرصت استراحت با مدیتیشن داده شد، فعالیت بتا کاهش یافت و امکان «تنظیم مجدد» فراهم شد. این بازنشانی باعث می‌شد شرکت‌کنندگان جلسه بعدی خود را در حالتی آرام‌تر آغاز کنند. با این وقفه‌ها، سطح متوسط امواج بتا حتی طی برگزاری چهار جلسه ثابت ماند، بدون اینکه استرسی ایجاد شود. پادزهر رفع خستگی ساده است: استراحت‌های کوتاه.
زمانی که استراحت می‌کنید، مغز شما متفاوت عمل میکند. ایجاد فاصله زمانی بین جلسات می‌تواند از به‌وجود آمدن استرس جلوگیری کند.
در آزمایشگاه فاکتورهای انسانی مایکروسافت از کلاهک‌های EEG برای اندازه‌گیری فعالیت امواج بتا (مرتبط با استرس) در مغز شرکت‌کنندگان استفاده شد. برای کسانی که بین جلسات استراحت داشتند، میانگین فعالیت‌های موج بتا ثبات داشت. در این تصویر سطح استرس آن‌ها که کم است با رنگ‌های آبی و سبز نشان داده شده است.
میانگین فعالیت موج بتا با گذشت زمان در مغز افرادی که از استراحت بین جلسات محروم بودند افزایش می‌یابد که نشان‌دهنده استرس زیاد است. این افزایش در این تصویر با تغییر رنگ‌ها از سرد به گرم به تصویر کشیده شده است.
۲. جلسات پشت سر هم توانایی شما برای تمرکز و تعامل را کاهش می‌دهد.
زمانی که شرکت‌کنندگان وقفه‌هایی برای استراحت بین دو جلسه داشتند، الگوهای امواج مغزی‌شان سطوح مثبتی از عدم تقارن امواج آلفا در لوب پیشانی مغز را نشان می‌دادند که حکایت از ارتباط بالای شرکت‌کننده با محتوای جلسه دارد.
آن دسته‌ای که جلسات را بدون استراحت برگزار کردند، سطوح امواج مغزی‌شان منفی بود و نشان از اینکه شرکت‌کننده یا به کل جلسه را کنار گذاشته است یا بسیار کم با جلسه درگیر شده است. این نشان می‌دهد که وقتی مغز استرس را تجربه میکند، تمرکز و درگیر ماندن برایش سخت‌تر است.
در نتیجه استراحت نه تنها برای رفاه خوب است، بلکه توانایی ما را برای انجام بهتر کارمان نیز بهبود می‌بخشد.
محققان برای سنجش اینکه یک فرد چقدر نسبت به موضوعی در تعهد هست یا از آن کناره می‌گیرد، الگوي امواج مغزی را که با عنوان «امواج آلفای لوب پیشانی مغز» شناخته می‌شود، مورد مطالعه قرار دادند. در تحقیق مایکروسافت، کسانی که توانستند استراحت کنند، عدم تقارن مثبت را نشان دادند که به معنای تعامل و درگیر بودن بیشتر است. کسانی که بین جلسات استراحت نکردند، عدم تقارن منفی را نشان دادند که به معنای کنار گذاشتن بحث یا عدم توجه است.
۳. جابجایی بدون وقفه بین جلسات می‌تواند منشأ استرس بالایی باشد.
محققان همچنین متوجه شدند سطوح استرس در افرادی که از امکان استراحت بین جلسات محروم بودند بسیار بالا است. آن‌ها می‌گویند: «شما به پایان جلسه اول که می‌رسید می‌دانید جلسه دیگری در راه است و باید کاملاً موضوعات جلسه قبلی را کنار بگذارید و به کل شیفت کنید روی موضوع دیگری و از مغزتان برای فکر کردن به چیز دیگری استفاده کنید.» از این رو، با شروع شدن جلسه جدید فعالیت موج بتا دوباره با شدت بیشتری افزایش می‌یابد، اما با وجود استراحت بین دو جلسه، فعالیت بتا در دقایق استراحت مغز کاهش پیدا میکند و برای شروع بعدی بسیار ملایم و نرم‌تر افزایش پیدا میکند و این یعنی آسیب ندیدن.
محققان می‌گویند: «آنچه این مطالعه را بسیار قدرتمند و تأثیرگذار میکند این است که ما به‌طور مؤثر آنچه را که افراد از نظر پدیدارشناسی در درون مغزشان تجربه می‌کنند، می‌توانیم تجسم کنیم. این یک انتزاع نیست بلکه واقعیت آن چیزی است که در مغز می‌گذرد. این شواهد بیانی علمی از آن چیزی است که افراد به عنوان استرس و خستگی به هنگام برگزاری جلسات پشت سر هم احساس می‌کنند.»
چگونه به مغز خود بین جلسات استراحت بدهیم؟
از آنجایی که می‌دانیم از گفته تا عمل تفاوت‌های زیادی وجود دارد، سعی می‌کنیم تا شما را به آنچه در کنترل استرس و خستگی ناشی از آن در جلسات کمک میکند، راهنمایی کنیم.
-
ذهنیت خود را تغییر دهید
ممکن است فکر کنید با برگزاری جلسات پشت سر هم فردی توانمندتر به نظر خواهید آمد، اما تحقیقات نشان می‌دهد که عکس این موضوع صادق است. زمان‌هایی را برای فاصله گرفتن از کامپیوتر خود به عنوان بخشی ضروری از روز کاری خود در نظر بگیرید.
-
برای زمان‌های استراحت خود برنامه‌ریزی کنید
فعالیت‌هایی از جنس استراحت مغزی را برای خود در نظر بگیرید که ذهن شما را آرام میکند. مدیتیشن یکی از راه‌های موثر برای استراحت و شارژ مجدد بین جلسات است، اما مطالعات دیگر نشان می‌دهد که فعالیت بدنی مانند پیاده‌روی نیز مفید است. همچنین مطالعات نشان می‌دهد که دودل کردن یا خواندن چیزهای لذت‌بخش نیز مزایایی به همراه دارد. محققان می‌گویند: «این دست فعالیت‌ها می‌تواند شامل هر چیزی باشد که ذهن شما را از مسائل مربوط به کار دور کند و آن را روی چیزی متمرکز کند که احساس می‌کنید آرامش‌بخش است. این کار به شما کمک میکند که در شروع جلسه بعدی خود سرحال باشید.»
-
از روش‌های دیگر ارتباطی بهره ببرید
با در نظر گرفتن سایر روش‌های ارتباطی، زمان بیشتری برای استراحت ایجاد کنید. قبل از برنامه‌ریزی یک تماس ویدئویی، مکث کنید و از خود بپرسید: آیا واقعاً این موضوع به جلسه تصویری نیاز دارد؟ موضوعات پویاتر، خلاقانه یا احساسی‌تر ممکن است نیاز به جلسه داشته باشند، در حالی که بررسی وضعیت و موضوعات اطلاعاتی ممکن است با کمک راه‌های دیگر ارتباطی مثل چت کردن یا گذاشتن فایل صوتی و … نیز قابل‌حل باشد.
-
جلسات را هدفمندتر کنید
بهترین و اغلب کوتاه‌ترین جلسات آن‌هایی هستند که هدف‌گذاری شده‌اند. بهترین روش‌ها مانند ایجاد و ارسال یک دستورکار از قبل، انتخاب درست و دقیق افرادی که شرکت می‌کنند، شروع و توقف به‌موقع، و انتقال جمع‌بندی به پنج دقیقه پایانی، دستیابی به اهداف برگزاری جلسه را در زمان کمتر آسان‌تر میکند.
